sugiarto_uksw@yahoo.com

Rabu, 23 Mei 2012

Sistem Kearsipan Elektronik (Electronic Filing System)


Mengingat pentingnya tugas manajemen kearsipan, maka dewasa ini banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen yang dimilikinya. Dengan menggunakan media elektronik diharapkan akan membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen.
Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut dengan sistem pengarsipan elektronik (Electronic Filing System) yang berbasiskan pada penggunaan komputer dan teknologi informasi dan komunikasi.   
Manfaat yang dapat diperoleh dengan sistem pengarsipan berbasis komputer cukup banyak, tetapi secara umum dapat dikatakan   bahwa dengan penggunaan media elektronik,  pengelolaan  arsip  dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Dengan penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip, akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan, kehematan. Maksud dari kecepatan ini adalah melalui penggunakan media elektronik maka proses pencarian, penemuan, pendistribusian dan juga pengolahan data akan dapat dilakukan dengan waktu yang  singkat. Maksud dari  kemudahan adalah dengan menggunakan media elektronik, kita akan diberikan kemudahan dalam hal pencarian pencarian, penemuan, pendistribusian dan juga pengolahan data, cukup memberi perintah kepada media tersebut, maka media tersebut akan mengerjakan apa yang kita perintahkan. Sedangkan kehematan disini adalah dengan penggunaan media elektronik kita bisa menggunakan lebih sedikit tenaga, pikiran dan juga biaya yang diperlukan dalam pengelolaan arsip.
Dengan alasan di atas maka sekarang ini banyak organisasi yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen, mulai dari yang sederhana sampai dengan yang paling canggih. Penggunaan media elektonik ini bisa diawali dengan penggunaan mikro film, dan selanjutnya akan dilanjutkan dengan penggunaan  perangkat elektronik seperti komputer.
Sistem Kearsipan Elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan teknik kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan  dokumen-dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka Sistem Kearsipan Berbasis Komputer ini memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual.  Selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsipyang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar (*.bmp, jpg, dll) atau dokumen (*.pdf, doc, txt, dll).
Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memiliki rak, map dan lembar arsip secara fisik, maka pada kearsipan elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentuk file. Tabel di bawah ini menunjukkan perbedaan kearsipan konvensional dengan kearsipan elektronik.
Perbedaan Komponen kearsipan Konvensional dan Elektronik:

Komponen

Kearsipan Konvensional

Kearsipan Eektronik

Kabinet
Berupa rak atau lemari arsip yang dibuat secara fisik.
Berupa kabinet virtual yang  dibuat dengan database
Map
Berupa map fisik untuk menyimpan lembaran arsip.
Berupa map virtual atau folder untuk menyimpan file dokumen
Arsip
Lembaran-lembaran surat hard copy
Lembaran-lembaran surat yang sudah di transfer ke dalam file gambar/teks.
          

24 komentar:

  1. Untuk Pengarsipan Elektronik Anda Bisa menggunakan Aplikasi DigitAllDocs (baca: digital doc). DigitAllDocs adalah software pengarsipan yang sangat lengkap dilengkapi dengan 5 kategori dokumen : Surat Masuk, Surat Keluar, Dokumen Keuangan, Kartu Nama dan Dokumen Lainnya.

    Berbeda dengan software pengarsipan lainnya DigitAllDocs mampu menyimpan segala jenis file digital termasuk file multimedia seperti : mp4, mp3, wav, pdf, docx, xlsx dan lain-lain

    Download disini : http://bit.ly/1k0BcGq

    BalasHapus
  2. Setelah membaca bikin Cindy jadi Terangsang yang mau kenal atau dengar cerita dari Cindy bisa dilihat di bawah ini :


    TANTE GIRANG
    ABG MESUM
    PERSELINGKUHAN HEBAT
    BUGIL DI DEPAN UMUM
    TOKET CEWEK SMA

    BalasHapus
  3. Bermain Poker Uang Asli di LapakPoker Agen Poker dan Game Casino Terbaik dan Terpercaya
    Adu Hoki Bermain Togel Hongkong Menangkan Ratusan Juta Rupiah Hanya dengan Nomor Bagus
    Menangkan ratusan rupiah di kowloonpools dengan cara menaruh angka terbaik yang anda Rasakan
    Pengen Nonton Movie21 streaming hemat kuota hanya di hotmovie21
    Komunitas Forum Judi Online hanya di judi.forumotion.asia
    Hobby Judi Bola Online Indonesia Main disini Agen Bola Siap Bayar sudah Terbukti
    Ingin Main Game ini dia Situs Poker Online Indonesia Terbaik dan terpercaya
    Tempat game DominoQQ join aja langsung bacanpoker
    Main Game Live Poker Online kunjungi lahanpoker

    BalasHapus
  4. nice info you got there, i found this site from my friend computer and good things this is a good site sinidomino

    BalasHapus
  5. Good Artikel !! , Kamu juga bisa lihat Cerita Dewasa Penuh Birahi untuk menghibur dede yang di bawah :)

    BalasHapus
  6. Kamu bisa klik >> Kumpulan Foto Mesum Terbaru << untuk melihat berbagai koleksi foto mesum yang ada..

    BalasHapus
  7. Kamu membutuhkan informasi atau berita bokep jepang ? Tak usah khawatir.. Anda cukup dengan membuka link berikut ini untuk melihat semua berita informasi bokep jepang yang ada .. >> Informasi Berita Bokep Jepang

    BalasHapus
  8. Hobi melihat bokep jepang ? Cewek jepang memang sangat menggoda dan bergairah .. Nah, maka dari itu , saya akan memberikan beberapa Kumpulan Bokep Jepang Terupdate untuk anda..

    BalasHapus
  9. Teruntuk kamu yang hobi membaca cerita cerita seks , aku akan berikan Kumpulan Cerita Birahi Terbaru untuk kmu baca .. ^_^V

    BalasHapus