Aplikasi Sistem Kearsiapan Elektronik (Electronic Filing System) merupakan aplikasi yang digunakan untuk pengelolaan file atau dokumen di kantor. Aplikasi ini dikembangkan dengan berbasis jaringan atau web, sehingga dapat diakses user dari berbagai komputer dan berbagai tempat.
Berikut uraian dari beberapa menu utama/ fitur dalam sistem kearsipan elektronik yang telah dirancang dan dibangun adalah:
Berikut uraian dari beberapa menu utama/ fitur dalam sistem kearsipan elektronik yang telah dirancang dan dibangun adalah:
1.
Agenda
Agenda merupakan pencatatan otomatis yang dilakukan oleh sistem tentang input dokumen yang dilakukan oleh user. Pencatatan otomatis dilakukan secara krologis. Melalui fitur ini, user dapat mendapatkan informasi tentang dokumen apa saja yang telah tersimpan di data base dalam jangka waktu atau dalam periode tertentu.
Agenda merupakan pencatatan otomatis yang dilakukan oleh sistem tentang input dokumen yang dilakukan oleh user. Pencatatan otomatis dilakukan secara krologis. Melalui fitur ini, user dapat mendapatkan informasi tentang dokumen apa saja yang telah tersimpan di data base dalam jangka waktu atau dalam periode tertentu.
Laporan
yang tersedia adalah dalam bentuk tabel yang berisi informasi tentang nomor
urut, tanggal dokumen atau tanggal input, Indeks/nama dokumen, Subyek,
Lokasi/Kota, nomor refernsi , serta informasi singkat tiap dokumen. Daftar agenda yang telah ditemukan dapat
dicetak dalam bentuk portabel document
format (pdf) melalui tombol Print, dan selanjutnya dapat dicetak menggunakan
printer.
2.
Document Management
Document Management merupakan menu yang digunakan
untuk mengelolaan dokumen yang meliputi kegiatan memasukan dokumen (input
dokumen) dan Pencarian Dokumen dengan melalui kata kunci yang diinginkan.
Input
Dokumen
Input dokumen merupakan menu yang digunakan untuk memasukan data dokumen dan file dalam sistem. Dalam formulir input dokumen terdapat beberapa field yang harus dilengkapi oleh administrator.
Input dokumen merupakan menu yang digunakan untuk memasukan data dokumen dan file dalam sistem. Dalam formulir input dokumen terdapat beberapa field yang harus dilengkapi oleh administrator.
- Kategori Dokumen
- Indeks Dokumen
- Subyek
- Lokasi/Kota
- Tanggal Dokumen
- Sifat
- Informasi
- No. Ref
- Lokasi fisik
- Sifat kepentingan
Pencarian Dokumen
Merupakan formulir permintaan (query) untuk
mencari dokumen sesuai dengan kategori atau klasifikasi yang ditentukan.
Beberapa field kunci yang bisa ditentukan adalah
Kata kunci, yaitu istilah kunci yang akan digunakan sebagai dasar pencarian,
kemudian dilanjutkan dengan kategori kata kunci tersebut, apakah indeks,
subyek, place (tempat) atau nomor referensi.
Untuk penemuan dokumen, akan tampil dalam bentuk
tabel daftar dokumen, yang berisi informasi tentang nomor, tanggal
dokumen/input, indeks/nama, subyek, lokasi/kota, no.ref, dan informasi dari
dokumen yang ditemukan. Sedangkan apabila user melakukan login sebagai non
Administrator, maka AKSI hanya ada Detail, dan dilanjutkan dengan rincian
dokumen dan daftar file serta tombol
view untuk membuka dan membaca file yang tersimpan dalam melalui Acrobat reader.
Setelah daftar file ditemukan, dan meng-klik tombol Aksi-View, maka sistem
akan memberikan opsi untuk membuka file atau menyimpan file yang telah
ditemukan.
3.
User Management
User Management merupakan fitur untuk mengelola
siapa saja yang berhak menggunakan atau mengakses sistem ini. Hal ini
merupakan perwujudan dari manajemen
keamanan sistem yang telah di rancang dan dibangun. Manajemen keamanan
sistem merupakan aktivitas agar sumber daya informasi tetap aman, sedangkan
salah satu tujuan dari keamanan informasi adalah Kerahasiaan, yaitu melindungi
data dan informasinya dari pengungkapan dari orang-orang yang tidak berwenang.
Untuk mewujudkan manajemen keamanan sistem,telah dirancang manajemen
pemakai. Dalam hal ini, administrator dapat menentukan siapa saja yang berhak
menggunakan atau mengakses sistem serta kategori usernya. Setiap pemakai yang
akan mengakses sistem, akan melakukan login terlebih dahulu, dengan memasukan
Username dan Password.
Untuk mensetting
user, administrator menggunakan menu
User Management. Ada dua (2) fitur dalam
menu User Management, yaitu User Management dan Daftar User yang telah
ditentukan dalam sistem.
4.
Setting Retensi
Tidak selamanya sebuah dokumen harus disimpan. Dengan kata lain, dalam
pengelolaan dokumen harus menyimpan dokumen yang benar-benar bermanfaat. Dengan alasan efisiensi
kapasitas penyimpanan, maka perlu dilakukan penetapan usia penyimpanan
(retensi) bagi setiap dokumen. Penetapan
kategori dan usia penyimpanan akan dilakukan administrator berdasarkan
kebijakan yang berlaku dalam sebuah lembaga atau organisasi. Arti secara
harafiah "Retensi " bermakna Penahanan. Dalam kearsipan, retensi artinya lama
suatu arsip atau dokumen disimpan (ditahan) difile aktif atau di file inaktif
sebelumnya dipindahkan atau dimusnahkan.
Melalui formulir Setting Retensi, administrator akan dapat menentukan
kategori Sifat Kepentingan sebuah
Dokumen beserta usianya dalam satuan tahun. Dalam menu Setting Retensi terdapat
2 (dua) tombol yaitu Add Retensi untuk menentukan kategori dan usia dokumen,
serta daftar kategori retensi yang telah disetting sebelumya.
5.
Setting Subject
Subject merupakan merupakan pokok masalah dari sebuah dokumen. Dalam
praktiknya, banyak pencarian dokumen yang dilakukan berdasarkan pokok masalah
atau perihal dari sebuah dokumen. Oleh karena ini sistem ini mengakomodasi
pencarian melalui kata kunci Subject dari sebuah dokumen. Untuk dapat melakukan pencarian dokumen
melalui kategori subyek, maka Administrator haru melakukan penentuan
kategori-kategori subjek dokumen. Pengkategorian subyek dokumen sering disebut
dengan Daftar klasifikasi Subyek. Pembuatan daftar klasifikasi subyek bertujuan
agar jenis dan level dari subyek yang akan digunakan tidak berlebihan. Administrator akan menentukan subyek-subyek
berdasarkan daftar klasifikasi subyek yang telah ditentukan sebelumnya oleh
lembaga. Subyek dapat juga dilengkapi dengan kode tentu. Ada 2 macam subjyek,
yaitu subyek murni (berdasrkan urutan abjad) dan subyek bernotasi (berdasarkan
notasi atau kode tertentu.
Menu setting
Subject berisi 2 hal, yaitu tombol Add Subject, yaitu pembuatan atau penentuan Subject baru oleh
administrator, dan Daftar Subject yang sudah ditetapkan sebelumnya.
6.
Setting Sub Subject
Sub Subject merupakan bagian dari sebuah Subject yang telah ada. Sub
Subject diperlukan apabila untuk mengkategorikan Subject menjadi beberapa Sub
Subject agar lebih rinci. Setting Sub Subject dilakukan apabila Subject
tersebut sudah digunakan oleh banyak dokumen.
Dalam Menu Setting Sub Subject terdapat 2 hal, yaitu Add Sub Subject, dan
Daftar Sub Subject yang telah ada.
sugiarto_uksw@yahoo.com