sugiarto_uksw@yahoo.com

Jumat, 19 Oktober 2012

FITUR-FITUR SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK



Aplikasi Sistem Kearsiapan Elektronik (Electronic Filing System) merupakan aplikasi yang digunakan untuk pengelolaan file atau dokumen di kantor. Aplikasi  ini dikembangkan dengan berbasis jaringan atau web, sehingga dapat diakses user dari berbagai komputer dan berbagai tempat.
 Berikut uraian dari beberapa menu utama/ fitur dalam sistem kearsipan elektronik yang telah dirancang dan dibangun adalah:

1.    Agenda
Agenda merupakan pencatatan otomatis  yang dilakukan oleh sistem  tentang  input dokumen yang dilakukan oleh user. Pencatatan otomatis dilakukan secara krologis. Melalui fitur ini, user dapat mendapatkan informasi tentang dokumen apa saja yang telah tersimpan di data base dalam jangka waktu atau dalam periode tertentu.  
 
Laporan yang tersedia adalah dalam bentuk tabel yang berisi informasi tentang nomor urut, tanggal dokumen atau tanggal input, Indeks/nama dokumen, Subyek, Lokasi/Kota, nomor refernsi , serta informasi singkat tiap dokumen.  Daftar agenda yang telah ditemukan dapat dicetak  dalam bentuk portabel document format (pdf) melalui tombol Print, dan selanjutnya dapat dicetak menggunakan printer.

2.      Document Management
Document Management merupakan menu yang digunakan untuk mengelolaan dokumen yang meliputi kegiatan memasukan dokumen (input dokumen) dan Pencarian Dokumen dengan melalui kata kunci yang diinginkan.

Input Dokumen
Input dokumen merupakan menu yang digunakan untuk memasukan data dokumen dan file dalam sistem. Dalam formulir input dokumen terdapat beberapa field yang harus dilengkapi oleh administrator.


Beberapa field yang harus diisi oleh administrator adalah
  • Kategori Dokumen
  • Indeks Dokumen
  • Subyek
  • Lokasi/Kota
  • Tanggal Dokumen
  • Sifat
  • Informasi
  • No. Ref
  • Lokasi fisik
  • Sifat kepentingan
setelah dilengkapi, langsung upload file yang diperlukan.

Pencarian Dokumen
Merupakan formulir permintaan (query) untuk mencari dokumen sesuai dengan kategori atau klasifikasi yang ditentukan. 
Beberapa field kunci yang bisa ditentukan adalah Kata kunci, yaitu istilah kunci yang akan digunakan sebagai dasar pencarian, kemudian dilanjutkan dengan kategori kata kunci tersebut, apakah indeks, subyek, place (tempat) atau nomor referensi.

Untuk penemuan dokumen, akan tampil dalam bentuk tabel daftar dokumen, yang berisi informasi tentang nomor, tanggal dokumen/input, indeks/nama, subyek, lokasi/kota, no.ref, dan informasi dari dokumen yang ditemukan. Sedangkan apabila user melakukan login sebagai non Administrator, maka AKSI hanya ada Detail, dan dilanjutkan dengan rincian dokumen  dan daftar file serta tombol view untuk membuka dan membaca file yang tersimpan dalam melalui Acrobat reader.


 



Setelah daftar file ditemukan, dan meng-klik tombol Aksi-View, maka sistem akan memberikan opsi untuk membuka file atau menyimpan file yang telah ditemukan.




3.      User Management

User Management merupakan fitur untuk  mengelola  siapa saja yang berhak menggunakan atau mengakses sistem ini. Hal ini merupakan perwujudan dari manajemen  keamanan sistem yang telah di rancang dan dibangun. Manajemen keamanan sistem merupakan aktivitas agar sumber daya informasi tetap aman, sedangkan salah satu tujuan dari keamanan informasi adalah Kerahasiaan, yaitu melindungi data dan informasinya dari pengungkapan dari orang-orang yang tidak berwenang.
Untuk mewujudkan manajemen keamanan sistem,telah dirancang manajemen pemakai. Dalam hal ini, administrator dapat menentukan siapa saja yang berhak menggunakan atau mengakses sistem serta kategori usernya. Setiap pemakai yang akan mengakses sistem, akan melakukan login terlebih dahulu, dengan memasukan Username dan Password.



Untuk mensetting user, administrator  menggunakan menu User Management.  Ada dua (2) fitur dalam menu User Management, yaitu User Management dan Daftar User yang telah ditentukan dalam sistem.



4.      Setting Retensi

Tidak selamanya sebuah dokumen harus disimpan. Dengan kata lain, dalam pengelolaan dokumen harus menyimpan dokumen yang benar-benar bermanfaat.  Dengan  alasan efisiensi kapasitas penyimpanan, maka perlu dilakukan penetapan usia penyimpanan (retensi) bagi setiap dokumen.  Penetapan kategori dan usia penyimpanan akan dilakukan administrator berdasarkan kebijakan yang berlaku dalam sebuah lembaga atau organisasi. Arti secara harafiah "Retensi " bermakna Penahanan. Dalam kearsipan, retensi artinya lama suatu arsip atau dokumen disimpan (ditahan) difile aktif atau di file inaktif sebelumnya dipindahkan atau dimusnahkan.
Melalui formulir Setting Retensi, administrator akan dapat menentukan kategori  Sifat Kepentingan sebuah Dokumen beserta usianya dalam satuan tahun. Dalam menu Setting Retensi terdapat 2 (dua) tombol yaitu Add Retensi untuk menentukan kategori dan usia dokumen, serta daftar kategori retensi yang telah disetting sebelumya.



  5.      Setting Subject

Subject merupakan merupakan pokok masalah dari sebuah dokumen. Dalam praktiknya, banyak pencarian dokumen yang dilakukan berdasarkan pokok masalah atau perihal dari sebuah dokumen. Oleh karena ini sistem ini mengakomodasi pencarian melalui kata kunci Subject dari sebuah dokumen.  Untuk dapat melakukan pencarian dokumen melalui kategori subyek, maka Administrator haru melakukan penentuan kategori-kategori subjek dokumen. Pengkategorian subyek dokumen sering disebut dengan Daftar klasifikasi Subyek.  Pembuatan daftar klasifikasi subyek bertujuan agar jenis dan level dari subyek yang akan digunakan tidak berlebihan.   Administrator akan menentukan subyek-subyek berdasarkan daftar klasifikasi subyek yang telah ditentukan sebelumnya oleh lembaga. Subyek dapat juga dilengkapi dengan kode tentu. Ada 2 macam subjyek, yaitu subyek murni (berdasrkan urutan abjad) dan subyek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu.
Menu setting Subject berisi 2 hal, yaitu tombol Add Subject, yaitu  pembuatan atau penentuan Subject baru oleh administrator, dan Daftar Subject yang sudah ditetapkan sebelumnya.





6.      Setting Sub Subject

Sub Subject merupakan bagian dari sebuah Subject yang telah ada. Sub Subject diperlukan apabila untuk mengkategorikan Subject menjadi beberapa Sub Subject agar lebih rinci. Setting Sub Subject dilakukan apabila Subject tersebut sudah digunakan oleh banyak dokumen.
Dalam Menu Setting Sub Subject terdapat 2 hal, yaitu Add Sub Subject, dan Daftar Sub Subject yang telah ada.






 sugiarto_uksw@yahoo.com
 


58 komentar:

  1. Kalau membahas sistem rasanya kok ruwet ya, kalah bahas perumahan orang pada tanya. kayak ini Citra Gran

    BalasHapus
  2. bagus gan postingnya sangat membantu
    http://harga-pasangantena.blogspot.com
    http://jasa-pasangantena.blogspot.com
    http://pasang-penangkalpetir.blogspot.com

    BalasHapus
  3. Fitur pengelolaan file untuk sistem kearsipan yang sehat ,, sipp

    BalasHapus
  4. untuk infromasi kesehatan lainnya bisa kunjungi Info Ramuan Herbal

    BalasHapus
  5. Wonderful when I see this. I can get many useful information. Hope more communicate we can. And I want to ask anyone ever use this how recover deleted emails . Unfortunately I lost my files. I do not know how to do. Hope somebody can help me.

    BalasHapus
  6. Komentar ini telah dihapus oleh pengarang.

    BalasHapus
  7. kunjungi website yang mengulas tentang penyakit kulit di obat gatal kulit

    BalasHapus
  8. Lexusdomino Situs Domino Agen Poker Bandar Sakong Online
    Lexusdomino Adalah Situs Agen Domino Dan Bandar Sakong Online Bandar Domino, Poker Online, Domino QQ, Domino Online, Bandar Q, Poker, Bandar Poker, Poker Domino
    Domino Online
    Bandar Q
    agen poker online
    Bandar Poker
    Poker Domino
    Poker Terbaik
    Agen Domino
    Bandar Sakong
    Poker Online
    Bandar Domino
    http://www.lexusdomino.org/
    http://www2.lexusdomino.com/

    BalasHapus
  9. Hello, you used to write fantastic, but the last several posts have been kinda boring… I miss your super writings. Past few posts are just a little out of track! come on! daftar ahliqq

    BalasHapus
  10. The site has very impressive layout plus each subject is unique and interesting. I am very joyful to visit here and hope can keep coming here. Thanks admin for providing an amazing place for getting knowledge
    poker77
    poker99
    intanpoker

    BalasHapus
  11. GUBUK POKER88 merupakan situs judi poker88 online Indonesia dengan game yang lengkap Daftar Poker88 mulai dari kiu kiu, domino, capsa susun, judi poker 88 online. 100% tanpa bot.

    BalasHapus
  12. GUBUK POKER88 merupakan situs judi poker88 online Indonesia dengan game yang lengkap Daftar Poker88 mulai dari kiu kiu, domino, capsa susun, judi poker 88 online. 100% tanpa bot.

    BalasHapus
  13. I am very joyful to visit here and hope can keep coming here. Thanks admin for providing an amazing place for getting knowledge. you used to write fantastic, but the last several posts have been kinda boring I miss your super writings. Unfortunately I lost my files. I do not know how to do. Hope somebody can help me.
    ornaments

    BalasHapus
  14. Komentar ini telah dihapus oleh pengarang.

    BalasHapus
  15. You should participate in a contest for top-of-the-line blogs on the web. I’ll recommend this web site! Data Hongkong

    BalasHapus
  16. Hello there! This is kind of off topic but I need some help from an established blog. Is it tough to set up your own blog? I’m not very techincal but I can figure things out pretty quick. I’m thinking about creating my own but I’m not sure where to start. Do you have any tips or suggestions? Thanks sbobet99

    =--=-
    Hi! I just would like to give a huge thumbs up for the great info you have here on this post. I will be coming back to your blog for more soon. Joker123

    BalasHapus
  17. I read this article. I think You put a lot of effort to create this article. I appreciate your work.

    ornaments

    BalasHapus
  18. There are a couple of interesting points over time in this article but I do not determine if these people center to heart. There exists some validity but I’m going to take hold opinion until I investigate it further. Very good post , thanks and that we want more! Added to FeedBurner likewise random numbers to call

    BalasHapus
  19. Emperor Casino | Shootercasino.com
    The new casino 1xbet korean is located on the main level of the casino 제왕 카지노 floor. The casino has been operational for over a 메리트카지노총판 decade. To start playing at it, you need to

    BalasHapus
  20. Totosite links to a betting site for online sports activities. Most private totos fall into this category and very good sites This is called security games or great sites. The list of recommended sports betting verification sites is useful when searching for Toto sites.
    토토사이트 cragro 안전놀이터

    BalasHapus
  21. Komentar ini telah dihapus oleh pengarang.

    BalasHapus
  22. I wished to thank you from the bottom of my heart for your superb writing. It's actually amazing how well you can attract and engage readers.Continue your fantastic effort! Keep on sharing. I invite you to visit my website.
    best family court lawyers near me

    BalasHapus
  23. Komentar ini telah dihapus oleh pengarang.

    BalasHapus
  24. Tadarise is usually taken about 30 minutes to one hour before anticipated sexual activity. The onset of action may vary, so it's important to plan accordingly. Tadarise is known for its longer duration of action compared to some other ED medications. It can remain effective for up to 36 hours, earning it the nickname "the weekend pill." Tadalafil can interact with certain medications, particularly nitrates used for heart conditions, and should not be taken in combination with them. Inform your healthcare provider about all the medications and supplements you are taking. Before using Tadarise, discuss your medical history, especially if you have underlying health conditions or are taking other medications. Your healthcare provider will assess the safety and suitability of Tadarise and Fildena 120 for your situation.

    BalasHapus
  25. Pencarian Efisien: Sistem kearsipan elektronik memiliki fitur pencarian yang cepat dan efisien, memungkinkan pengguna untuk menemukan dokumen atau informasi dengan mudah melalui berbagai kriteria seperti kata kunci, tanggal, atau jenis file.

    Manajemen Versi: Fitur ini memungkinkan sistem untuk menyimpan dan melacak berbagai versi dokumen, sehingga memudahkan pengguna untuk mengakses dan memahami evolusi suatu informasi atau proyek.
    Efficient Search: Electronic filing systems have fast and efficient search features, allowing users to easily find documents or information through various criteria such as keywords, dates, or file types.

    Version Management: This feature allows the system to store and track multiple versions of a document, making it easier for users to access and understand the evolution of information or a project.

    Access Authorization: The system can assign different levels of access to different users, ensuring that only those authorized can view, edit, or delete certain documents.
    breach of contract dispute

    BalasHapus
  26. Explore the transformative realm of document management with our in-depth blog. Whether you're a professional seeking to enhance workplace efficiency or an individual aiming to streamline personal documentation, our curated content unravels the secrets to effective document management.
    presentar divorcio no disputado virginia
    quiebras de abogados

    BalasHapus
  27. Otomatisasi Penyimpanan: Sistem otomatis menyimpan dan mengindeks dokumen elektronik secara terstruktur.
    Aksesibilitas yang Mudah: Memberikan akses cepat dan efisien ke dokumen melalui pencarian digital.
    Keamanan Informasi: Menerapkan langkah-langkah keamanan untuk melindungi integritas dan kerahasiaan data.
    Pemeliharaan dan Pembaruan Mudah: Memfasilitasi pemeliharaan serta pembaruan dokumen dengan cepat dan akurat.chapter 7 bankruptcy lawyers near me

    BalasHapus
  28. Jasa digital marketing merujuk pada layanan yang ditawarkan oleh agensi atau individu yang ahli dalam strategi pemasaran online. Ini mencakup berbagai kegiatan yang dirancang untuk meningkatkan kehadiran online, mencapai target audiens, dan meningkatkan penjualan atau tujuan bisnis lainnya.

    BalasHapus
  29. Komentar ini telah dihapus oleh pengarang.

    BalasHapus
  30. Dengan menggali keunggulan jasa arsitek solo , Anda dapat memastikan bahwa proyek desain Anda tidak hanya memenuhi standar, tetapi juga menjadi representasi yang indah dari visi Anda. Keahlian, kreativitas, proses kolaboratif, keandalan, dan reputasi adalah pilar-pilar utama yang harus diakui ketika mencari jasa arsitek yang luar biasa di Solo.

    BalasHapus
  31. "abogado divorcio leesburg va"
    The article discusses the importance of features in electronic document management systems in modern organizational workflows. The review comments encourage readers to inquire about their practical implementation and seek guidance. Discussions on efficiency and effectiveness of these features are encouraged, with readers sharing their experiences. Case studies or real-world examples are requested to showcase successful implementations. Finally, suggestions for integration are made to enhance the capabilities of electronic document management systems, fostering collaborative discussions on system improvements. Overall, the article highlights the importance of these features in modern organizational workflows.

    BalasHapus
  32. Vidalista 20 is a medication used to treat erectile dysfunction (ED) in men. It contains the active ingredient tadalafil, which is a phosphodiesterase type 5 (PDE5) inhibitor. The main function of tadalafil is to increase blood flow to the penis during sexual stimulation, facilitating an erection. Vidalista 20 requires a prescription, and the dosage should be determined by a healthcare professional based on individual health conditions and needs. As with any medication, it's essential to use Vidalista 20 under the guidance of a healthcare provider, follow the recommended dosage, and be aware of potential side effects. Individuals should not self-prescribe or exceed the prescribed dosage without consulting their healthcare professional. If you have questions or concerns about using Vidalista 20, it's best to discuss them with your healthcare provider. The effects of Vidalista 20 can last up to 36 hours, earning it the nickname "weekend pill."









    BalasHapus
  33. The summary discusses several basic functions of the Electronic Document Management System. These functions include Agenda, Document Management, User Management, Setting Retensi, Setting Subject, and Setting Sub Subject. Agenda is used to organize input documents, while Document Management allows users to upload documents and perform document searches based on a specific category. User Management allows users to login with usernames and passwords, while Setting Retensi allows users to specify the category and type of documents. Setting Subject allows users to create new documents and update existing ones. If you need more information or specific functions, you can ask for further explanations or if there is a specific form that you can use. semi truck accident lawyers

    BalasHapus
  34. Very informative and useful content. This post is very helpful for every visitor.

    Nuestros abogado transito orange va mantienen una comunicación clara con sus clientes, manteniéndolos informados sobre el progreso de su caso, las fechas de la audiencia y cualquier acontecimiento que pueda afectar el resultado. Sus diversas responsabilidades tienen como objetivo garantizar los mejores resultados posibles para sus clientes dentro del marco de las leyes y regulaciones de tránsito.

    abogado transito orange va

    BalasHapus
  35. Vidalista 80 is a medication that active ingredients, tadalafil, to address erectile dysfunction (ED) in men. It's a dual-action formula, incorporating both phosphodiesterase type 5 (PDE5) inhibitors, similar to medications like Viagra (sildenafil) and Cialis (tadalafil). Sildalist 120 combines the effects of sildenafil and tadalafil. Sildenafil works by increasing blood flow to the penis, while tadalafil has a longer duration of action, allowing for a prolonged window of opportunity for sexual activity. A PDE5 inhibitor that promotes increased blood flow to the penis, aiding in achieving and maintaining an erection. Another PDE5 inhibitor with a longer duration of action, allowing for up to 36 hours of effectiveness. Sildalist 120 is prescribed for men experiencing difficulties in achieving or maintaining an erection sufficient for satisfactory sexual activity. Sildalist 120 is typically taken about 30 minutes to one hour before engaging in sexual activity. The timing allows for the absorption of the medication and activation of its effects. The effects of Sildalist 120 can last for a prolonged period, up to 36 hours. This extended duration provides flexibility in choosing the timing of sexual activity.

    BalasHapus
  36. Bollywood celebrities often experiment with fusion Bollywood Style Lehenga Online and Bollywood Saree that blend Indian and Western elements. These designs may feature modern cuts, unconventional fabrics, and contemporary embellishments like mirror work, tassels, and fringe, creating a unique and eclectic look. Some Bollywood-inspired lehenga designs embrace minimalism and understated elegance. These designs feature clean lines, subtle embroidery, and muted colors, focusing on the quality of craftsmanship and fabric rather than elaborate embellishments. Draped lehenga designs inspired by Bollywood often feature innovative draping techniques that create a dramatic and eye-catching effect. These designs may incorporate asymmetrical hemlines, cascading dupattas, and layered skirts, adding movement and dimension to the ensemble. Vintage-inspired Bollywood lehenga designs pay homage to retro glamour and old-world charm. These designs may feature vintage-inspired prints, antique embroidery patterns, and nostalgic color palettes, evoking the timeless elegance of bygone eras. Overall, Bollywood-inspired lehenga designs offer a diverse range of styles, from traditional to contemporary, allowing brides and fashion enthusiasts to channel their favorite Bollywood celebrities and create a show-stopping look for any occasion.

    BalasHapus
  37. Discover top-notch legal representation for your Top New York Divorce Attorneys at Srislaw. Our experienced attorneys provide expert guidance for a smooth and successful resolution. Contact us now.

    BalasHapus
  38. Agus Sugiarto showcases unparalleled expertise in his field. With a proven track record of success, he delivers exceptional results. His professionalism and dedication ensure client satisfaction every time. A top choice for those seeking excellence contract dispute settlement agreement

    BalasHapus
  39. Are you facing charges in Reckless Driving Attorney In New Jersey recklessly? For knowledgeable legal assistance, rely on Srislaw. Our knowledgeable lawyers are committed to upholding your rights and getting the best result possible.

    BalasHapus
  40. Choosing the best website design involves understanding your audience and goals, evaluating design aesthetics, UX, content layout, technical aspects, reviews and feedback, examples and case studies, and cost. Identify your target audience and define objectives, such as e-commerce, portfolio, or informational. Evaluate design aesthetics, including visual appeal, consistency, brand alignment, and user experience. Ensure navigation is intuitive, responsive, and loads quickly.

    BalasHapus
  41. "UR-FITUR Electronic Filing System" offers streamlined and efficient digital archiving solutions. With its user-friendly interface and robust features, it simplifies document management tasks. An essential tool for modernizing and optimizing electronic filing processes. A lawyer can assist you by creating or evaluating legal papers to ensure correctness and compliance with the law, representing you in legal procedures, and offering professional legal advice specific to your circumstances. In order to safeguard your interests and get the greatest result, they can also negotiate on your behalf and provide strategic advice. abogados de accidentes de camiones comerciales

    BalasHapus
  42. This article is very informative about electronic archiving systems. The quick and easy document search feature will definitely save a lot of time.
    Seeking a cheap divorce lawyer brooklyn? Look no further! Our experienced team offers affordable legal services tailored to your needs. With our budget-friendly rates, you can navigate your divorce proceedings confidently. Get quality representation without overpaying.

    BalasHapus
  43. Fitur-Fitur Sistem Kearsipan Elektronik" appreciates its comprehensive overview of electronic archiving system features, emphasizing their benefits for efficiency and organization. However, it recommends a deeper analysis of potential security issues and user-friendliness to provide a more balanced and practical guide for implementation.
    best reckless driving lawyers in virginia





    BalasHapus
  44. This application is designed to streamline and automate the document filing process for organizations, improving efficiency, accessibility, and security. This system provides a digital solution to manage, store, retrieve, and track documents electronically, replacing traditional paper-based methods. Abogado conducción imprudente Botetourt VA

    BalasHapus