sugiarto_uksw@yahoo.com

Jumat, 19 Oktober 2012

FITUR-FITUR SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK



Aplikasi Sistem Kearsiapan Elektronik (Electronic Filing System) merupakan aplikasi yang digunakan untuk pengelolaan file atau dokumen di kantor. Aplikasi  ini dikembangkan dengan berbasis jaringan atau web, sehingga dapat diakses user dari berbagai komputer dan berbagai tempat.
 Berikut uraian dari beberapa menu utama/ fitur dalam sistem kearsipan elektronik yang telah dirancang dan dibangun adalah:

1.    Agenda
Agenda merupakan pencatatan otomatis  yang dilakukan oleh sistem  tentang  input dokumen yang dilakukan oleh user. Pencatatan otomatis dilakukan secara krologis. Melalui fitur ini, user dapat mendapatkan informasi tentang dokumen apa saja yang telah tersimpan di data base dalam jangka waktu atau dalam periode tertentu.  
 
Laporan yang tersedia adalah dalam bentuk tabel yang berisi informasi tentang nomor urut, tanggal dokumen atau tanggal input, Indeks/nama dokumen, Subyek, Lokasi/Kota, nomor refernsi , serta informasi singkat tiap dokumen.  Daftar agenda yang telah ditemukan dapat dicetak  dalam bentuk portabel document format (pdf) melalui tombol Print, dan selanjutnya dapat dicetak menggunakan printer.

2.      Document Management
Document Management merupakan menu yang digunakan untuk mengelolaan dokumen yang meliputi kegiatan memasukan dokumen (input dokumen) dan Pencarian Dokumen dengan melalui kata kunci yang diinginkan.

Input Dokumen
Input dokumen merupakan menu yang digunakan untuk memasukan data dokumen dan file dalam sistem. Dalam formulir input dokumen terdapat beberapa field yang harus dilengkapi oleh administrator.


Beberapa field yang harus diisi oleh administrator adalah
  • Kategori Dokumen
  • Indeks Dokumen
  • Subyek
  • Lokasi/Kota
  • Tanggal Dokumen
  • Sifat
  • Informasi
  • No. Ref
  • Lokasi fisik
  • Sifat kepentingan
setelah dilengkapi, langsung upload file yang diperlukan.

Pencarian Dokumen
Merupakan formulir permintaan (query) untuk mencari dokumen sesuai dengan kategori atau klasifikasi yang ditentukan. 
Beberapa field kunci yang bisa ditentukan adalah Kata kunci, yaitu istilah kunci yang akan digunakan sebagai dasar pencarian, kemudian dilanjutkan dengan kategori kata kunci tersebut, apakah indeks, subyek, place (tempat) atau nomor referensi.

Untuk penemuan dokumen, akan tampil dalam bentuk tabel daftar dokumen, yang berisi informasi tentang nomor, tanggal dokumen/input, indeks/nama, subyek, lokasi/kota, no.ref, dan informasi dari dokumen yang ditemukan. Sedangkan apabila user melakukan login sebagai non Administrator, maka AKSI hanya ada Detail, dan dilanjutkan dengan rincian dokumen  dan daftar file serta tombol view untuk membuka dan membaca file yang tersimpan dalam melalui Acrobat reader.


 



Setelah daftar file ditemukan, dan meng-klik tombol Aksi-View, maka sistem akan memberikan opsi untuk membuka file atau menyimpan file yang telah ditemukan.




3.      User Management

User Management merupakan fitur untuk  mengelola  siapa saja yang berhak menggunakan atau mengakses sistem ini. Hal ini merupakan perwujudan dari manajemen  keamanan sistem yang telah di rancang dan dibangun. Manajemen keamanan sistem merupakan aktivitas agar sumber daya informasi tetap aman, sedangkan salah satu tujuan dari keamanan informasi adalah Kerahasiaan, yaitu melindungi data dan informasinya dari pengungkapan dari orang-orang yang tidak berwenang.
Untuk mewujudkan manajemen keamanan sistem,telah dirancang manajemen pemakai. Dalam hal ini, administrator dapat menentukan siapa saja yang berhak menggunakan atau mengakses sistem serta kategori usernya. Setiap pemakai yang akan mengakses sistem, akan melakukan login terlebih dahulu, dengan memasukan Username dan Password.



Untuk mensetting user, administrator  menggunakan menu User Management.  Ada dua (2) fitur dalam menu User Management, yaitu User Management dan Daftar User yang telah ditentukan dalam sistem.



4.      Setting Retensi

Tidak selamanya sebuah dokumen harus disimpan. Dengan kata lain, dalam pengelolaan dokumen harus menyimpan dokumen yang benar-benar bermanfaat.  Dengan  alasan efisiensi kapasitas penyimpanan, maka perlu dilakukan penetapan usia penyimpanan (retensi) bagi setiap dokumen.  Penetapan kategori dan usia penyimpanan akan dilakukan administrator berdasarkan kebijakan yang berlaku dalam sebuah lembaga atau organisasi. Arti secara harafiah "Retensi " bermakna Penahanan. Dalam kearsipan, retensi artinya lama suatu arsip atau dokumen disimpan (ditahan) difile aktif atau di file inaktif sebelumnya dipindahkan atau dimusnahkan.
Melalui formulir Setting Retensi, administrator akan dapat menentukan kategori  Sifat Kepentingan sebuah Dokumen beserta usianya dalam satuan tahun. Dalam menu Setting Retensi terdapat 2 (dua) tombol yaitu Add Retensi untuk menentukan kategori dan usia dokumen, serta daftar kategori retensi yang telah disetting sebelumya.



  5.      Setting Subject

Subject merupakan merupakan pokok masalah dari sebuah dokumen. Dalam praktiknya, banyak pencarian dokumen yang dilakukan berdasarkan pokok masalah atau perihal dari sebuah dokumen. Oleh karena ini sistem ini mengakomodasi pencarian melalui kata kunci Subject dari sebuah dokumen.  Untuk dapat melakukan pencarian dokumen melalui kategori subyek, maka Administrator haru melakukan penentuan kategori-kategori subjek dokumen. Pengkategorian subyek dokumen sering disebut dengan Daftar klasifikasi Subyek.  Pembuatan daftar klasifikasi subyek bertujuan agar jenis dan level dari subyek yang akan digunakan tidak berlebihan.   Administrator akan menentukan subyek-subyek berdasarkan daftar klasifikasi subyek yang telah ditentukan sebelumnya oleh lembaga. Subyek dapat juga dilengkapi dengan kode tentu. Ada 2 macam subjyek, yaitu subyek murni (berdasrkan urutan abjad) dan subyek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu.
Menu setting Subject berisi 2 hal, yaitu tombol Add Subject, yaitu  pembuatan atau penentuan Subject baru oleh administrator, dan Daftar Subject yang sudah ditetapkan sebelumnya.





6.      Setting Sub Subject

Sub Subject merupakan bagian dari sebuah Subject yang telah ada. Sub Subject diperlukan apabila untuk mengkategorikan Subject menjadi beberapa Sub Subject agar lebih rinci. Setting Sub Subject dilakukan apabila Subject tersebut sudah digunakan oleh banyak dokumen.
Dalam Menu Setting Sub Subject terdapat 2 hal, yaitu Add Sub Subject, dan Daftar Sub Subject yang telah ada.






 sugiarto_uksw@yahoo.com
 


22 komentar:

  1. Kalau membahas sistem rasanya kok ruwet ya, kalah bahas perumahan orang pada tanya. kayak ini Citra Gran

    BalasHapus
  2. bagus gan postingnya sangat membantu
    http://harga-pasangantena.blogspot.com
    http://jasa-pasangantena.blogspot.com
    http://pasang-penangkalpetir.blogspot.com

    BalasHapus
  3. nice gan
    semoga ini juga bisa membantu blogsolu

    BalasHapus
  4. Fitur pengelolaan file untuk sistem kearsipan yang sehat ,, sipp

    BalasHapus
  5. untuk infromasi kesehatan lainnya bisa kunjungi Info Ramuan Herbal

    BalasHapus
  6. Wonderful when I see this. I can get many useful information. Hope more communicate we can. And I want to ask anyone ever use this how recover deleted emails . Unfortunately I lost my files. I do not know how to do. Hope somebody can help me.

    BalasHapus
  7. Komentar ini telah dihapus oleh pengarang.

    BalasHapus