sugiarto_uksw@yahoo.com

Kamis, 31 Mei 2012

Software Kearsipan Elektronik

Analisa yang dilakukan terhadap proyek perolehan software meliputi kemudahan mendapatkan perangkat lunak, kesesuaian dengan sistem yang ada serta kemudahan mengoperasikannya. Tak lupa juga memperhitungkan aspek biaya pemakaian dan pengembangan perangkat lunak tersebut.
Untuk mendapatkan suatu perangkat lunak, kita bisa memilih satu dari tiga hal sebagai berikut :
  1. Membeli paket perangkat lunak yang sudah ditulis atau dibuat oleh perusahaan software. Cara ini dianggap paling praktis, namun cara ini membutuhkan dana yang cukup banyak, karena harga software kearsipan masih cukup mahal. Kelemahan yang lain adalah, biasanya software kurang mengakomodasi seluruh kebutuhan  kantor Anda dalam mengelola arsip.
  2. Menyewa program aplikasi menggunakan internet.
  3. Membuat dan mengembangkan sendiri program aplikasi baru yang disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Cara ini, keuntungan yang bisa Anda peroleh adalah sistem yang dibuat benar-benar bisa disesuaikan dengan kebutuhan kantor. Namun kelemahannya adalah program atau software harus dibuat  oleh orang yang ahli kearsipan bersama orang yang ahli pemograman.
 
Sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem kearsipan elektronik, beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan adalah:
  1. Batas-batas dimana sebuah program dapat disesuaikan dengan kegiatan perusahaan dan dapat memenuhi kebutuhan sistem.
  2. Kemudahan program untuk dimodifikasi seandainya terjadi perubahan untuk menyesuaikan sistem.
  3. Efisiensi pemrosesan untuk masing-masing program yang diuji.
  4. Jumlah dan bentuk langkah-langkah pemrosesan yang diperlukan setiap program untuk mendapatkan suatu output yang diinginkan.
  5. Jumlah tenaga kerja manual yang diperlukan sistem dari setiap programnya. Sampai sejauh mana program bisa menggantikan kegiatan manual yang sebelumnya dilaksanakan.
  6. Penguasaan pemakai atas setiap program.
  7. Biaya-biaya yang diperlukan dari masing-masing alternatif pilihan.

Berikut ini contoh aplikasi sistem kearsipan elektronik:








Aplikasi di atas berbasis Web, sehingga dapat diakses dari berbagai tempat dengan mudah.
Tertarik menerapkan Aplikasi tersebut di Kantor Anda??
Hubungi : sugiarto_uksw@yahoo.com

Rabu, 23 Mei 2012

Sistem Kearsipan Elektronik (Electronic Filing System)


Mengingat pentingnya tugas manajemen kearsipan, maka dewasa ini banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen yang dimilikinya. Dengan menggunakan media elektronik diharapkan akan membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen.
Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut dengan sistem pengarsipan elektronik (Electronic Filing System) yang berbasiskan pada penggunaan komputer dan teknologi informasi dan komunikasi.   
Manfaat yang dapat diperoleh dengan sistem pengarsipan berbasis komputer cukup banyak, tetapi secara umum dapat dikatakan   bahwa dengan penggunaan media elektronik,  pengelolaan  arsip  dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Dengan penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip, akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan, kehematan. Maksud dari kecepatan ini adalah melalui penggunakan media elektronik maka proses pencarian, penemuan, pendistribusian dan juga pengolahan data akan dapat dilakukan dengan waktu yang  singkat. Maksud dari  kemudahan adalah dengan menggunakan media elektronik, kita akan diberikan kemudahan dalam hal pencarian pencarian, penemuan, pendistribusian dan juga pengolahan data, cukup memberi perintah kepada media tersebut, maka media tersebut akan mengerjakan apa yang kita perintahkan. Sedangkan kehematan disini adalah dengan penggunaan media elektronik kita bisa menggunakan lebih sedikit tenaga, pikiran dan juga biaya yang diperlukan dalam pengelolaan arsip.
Dengan alasan di atas maka sekarang ini banyak organisasi yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen, mulai dari yang sederhana sampai dengan yang paling canggih. Penggunaan media elektonik ini bisa diawali dengan penggunaan mikro film, dan selanjutnya akan dilanjutkan dengan penggunaan  perangkat elektronik seperti komputer.
Sistem Kearsipan Elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan teknik kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan  dokumen-dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka Sistem Kearsipan Berbasis Komputer ini memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual.  Selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsipyang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar (*.bmp, jpg, dll) atau dokumen (*.pdf, doc, txt, dll).
Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memiliki rak, map dan lembar arsip secara fisik, maka pada kearsipan elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentuk file. Tabel di bawah ini menunjukkan perbedaan kearsipan konvensional dengan kearsipan elektronik.
Perbedaan Komponen kearsipan Konvensional dan Elektronik:

Komponen

Kearsipan Konvensional

Kearsipan Eektronik

Kabinet
Berupa rak atau lemari arsip yang dibuat secara fisik.
Berupa kabinet virtual yang  dibuat dengan database
Map
Berupa map fisik untuk menyimpan lembaran arsip.
Berupa map virtual atau folder untuk menyimpan file dokumen
Arsip
Lembaran-lembaran surat hard copy
Lembaran-lembaran surat yang sudah di transfer ke dalam file gambar/teks.
          

Minggu, 20 Mei 2012

Publikasi Buku

Puji Tuhan, beberapa publikasi buku yang telah  diterbitkan oleh beberapa penerbit dan dipasarkan secara nasional :


Manajemen Karsipan Elektronik
Buku ini merupakan panduan untuk membantu pengembangan sistem kearsipan elekronik bagi para pembaca. Dalam buku ini diserta CD yang berisi aplikasi Sistem kearsipan elektronik dan aplikas pendukung. Diterbitkan oleh GAVA MEDIA Yogyakarta tahun 2014.

Link Penerbit GAVA MEDIA 

 Manajemen Kearsipan Modern, buku ini saya tulis berkat dukungan dan support dari teman baik saya, Mr. Teguh Wahyono. Buku ini membahas tentang berbagai langkah dalam pengelolaan dokumen (arsip) kantor baik secara konvensional maupun secara elektronis. Diterbitkan oleh GAVAMEDIA Yogyakarta. pada tahun 2005.



Korenpondensi Bisnis, Buku ini mengkaji tentang panduan praktis  bagaimana penulisan surat bisnis dan surat kantor. Diterbitkan oleh GAVAMEDIA Yogyakarta, pada tahun 2005.






Panduan Pintar membuat Surat Lamaran Kerja dan CV. Buku ini saya tulis bersama Ibu Lina Sinatra. Buku ini berisi panduan praktis bagaimana menulis surat lamaran kerja dalam bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Diterbitkan oleh TRANSMEDIA  PUSTAKA Jakarta, pada tahun 2008.



Panduan Pintar Cara Membuat Aneka Surat Perjanjian. Buku kedua tulisan bersama dengan Ibu Dra. Lina Sinatra,MA. Buku ini berisi panduan praktis bagaimana membuat/menulis berbagai jenis Surat Perjanjian, misalnya perjanjian jual beli, Perjanjian kerjasama, perjanjian sewa beli dan sebagainya. Dilengkapi dengan contoh dan template dalam bahasa Inggris. Diterbitkan   oleh PRESTASI PUSTAKA RAYA, Surabaya - Agustus 2012.






Semoga karya kecil tersebut bermanfaat dan menjadi berkat.

Pengantar

Selamat datang di blog pribadi saya.  Saya bekerja sebagai pengajar di Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW), Fakultas Ekonomika dan Bisnis, Program studi Sekretari. Saya menekuni bidang Manajemen dan Kesekretariatan. 
Saya sudah berkeluarga, dan diberkati dengan dua orang anak.
Semoga media ini bermanfaat untuk sharing dan bertukar pikiran dengan siapapun. Tuhan memberkati. 

Berpikir Positif, Untuk Menjadi Berkat. GBU.